Dịch vụ mua hộ, đặt hàng và vận chuyển hàng Trung Quốc đang trở thành lựa chọn quen thuộc của rất nhiều chủ shop và doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam. Trong quá trình tư vấn giải pháp website và công nghệ cho khách hàng kinh doanh online, chúng tôi nhận thấy phần lớn anh chị đều từng loay hoay với việc đặt hàng từ Trung Quốc ít nhất một lần. Có người đặt thành công, hàng về đúng hẹn. Cũng có người mất tiền oan vì chọn nhầm đơn vị trung gian không rõ nguồn gốc. Trong bài viết này, chúng tôi muốn chia sẻ những gì đội ngũ đã đúc kết được sau nhiều lần hỗ trợ khách hàng xây dựng website đặt hàng Trung Quốc và tìm hiểu quy trình vận chuyển thực tế.
Dịch vụ mua hộ, đặt hàng và vận chuyển hàng Trung Quốc là gì
Trung Quốc là công xưởng sản xuất lớn nhất thế giới. Từ quần áo, phụ kiện điện tử, đồ gia dụng cho đến linh kiện máy móc, gần như mặt hàng nào cũng có thể tìm thấy trên các sàn thương mại điện tử Trung Quốc với mức giá gốc rất cạnh tranh. Đây là lý do nhiều chủ shop Việt Nam chọn nhập hàng trực tiếp thay vì mua qua nhiều tầng trung gian trong nước.
Tuy nhiên, việc tự mình đặt hàng trên các sàn như Taobao, 1688 hay Tmall không hề đơn giản với người mới. Rào cản ngôn ngữ, cách thức thanh toán, quy định vận chuyển và cả việc xác minh uy tín người bán đều là những vấn đề khiến nhiều người bỏ cuộc giữa chừng. Chúng tôi từng gặp một khách hàng kinh doanh phụ kiện điện thoại. Chị đặt thử một đơn hàng trên Taobao nhưng vì không đọc được mô tả sản phẩm tiếng Trung, cuối cùng nhận về lô hàng sai màu và sai số lượng. Từ đó chị mới tìm đến dịch vụ mua hộ để yên tâm hơn.
Chính khoảng trống này khiến dịch vụ mua hộ, đặt hàng và vận chuyển hàng Trung Quốc phát triển mạnh trong vài năm gần đây, đặc biệt ở nhóm khách hàng vừa kinh doanh online vừa không có nhiều thời gian tự mày mò từng bước.
Quy trình đặt hàng qua các sàn Trung Quốc phổ biến
Mỗi sàn thương mại điện tử Trung Quốc lại phù hợp với một nhóm nhu cầu khác nhau. Taobao thiên về bán lẻ, phù hợp khi bạn cần mua số lượng nhỏ hoặc thử nghiệm sản phẩm mới. 1688 lại nghiêng về bán sỉ, số lượng tối thiểu mỗi đơn thường cao hơn nhưng đổi lại giá thành rẻ hơn đáng kể. Nếu bạn còn phân vân nên chọn sàn nào, đội ngũ có một bài so sánh chi tiết giữa 1688 và Taobao mà bạn có thể tham khảo trước khi quyết định.
Sau khi chọn được sản phẩm, bước tiếp theo là làm việc với đơn vị mua hộ để họ đặt đơn thay bạn, kiểm tra hàng tại kho Trung Quốc và gom vận chuyển về Việt Nam. Ở bước này, chúng tôi luôn khuyên khách hàng yêu cầu đơn vị mua hộ gửi ảnh hoặc video thực tế của lô hàng trước khi đóng gói. Việc kiểm tra sớm giúp phát hiện lỗi, sai màu, sai size ngay khi hàng còn ở kho bên Trung Quốc, thay vì đợi đến lúc hàng về Việt Nam mới phát hiện thì đã muộn.
Một điểm khác cũng đáng lưu tâm là thời gian xử lý đơn. Vào các dịp cao điểm như trước Tết hay mùa sale lớn của sàn Trung Quốc, thời gian gom hàng và vận chuyển có thể kéo dài hơn bình thường vài ngày đến cả tuần. Nếu bạn kinh doanh theo mùa vụ, nên đặt hàng sớm hơn dự kiến để tránh bị động.
Các hình thức vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam
Hiện nay có ba hình thức vận chuyển phổ biến mà các đơn vị mua hộ thường áp dụng.
- Đường bộ: thời gian nhanh, thường từ 3-7 ngày, phù hợp với hàng cần gấp nhưng cước phí theo cân nặng khá cao.
- Đường biển: chi phí thấp hơn nhiều, phù hợp với hàng cồng kềnh hoặc số lượng lớn, đổi lại thời gian vận chuyển kéo dài từ 10-20 ngày.
- Đường hàng không: nhanh nhất nhưng chi phí cao nhất, chủ yếu dùng cho hàng giá trị cao hoặc cần gấp trong vài ngày.
Việc chọn hình thức nào phụ thuộc vào loại hàng hoá và ngân sách của bạn. Chúng tôi từng tư vấn cho một khách hàng bán đồ chơi trẻ em. Ban đầu bạn ấy chọn vận chuyển đường hàng không cho tất cả đơn hàng vì muốn nhanh. Sau vài tháng tính toán lại, chi phí vận chuyển chiếm tỷ trọng quá lớn trong giá vốn. Chúng tôi gợi ý chuyển phần lớn đơn hàng không gấp sang đường biển, chỉ giữ lại đường hàng không cho những đơn cần gấp thực sự. Kết quả là biên lợi nhuận cải thiện rõ rệt chỉ sau một chu kỳ nhập hàng.
Thanh toán và chuyển tiền khi mua hàng Trung Quốc
Đây là khâu khiến nhiều người mới bắt đầu cảm thấy rối nhất. Các sàn Trung Quốc chủ yếu chấp nhận thanh toán qua Alipay hoặc tài khoản ngân hàng nội địa Trung Quốc, trong khi phần lớn người mua Việt Nam không có sẵn các tài khoản này. Đó là lý do các đơn vị mua hộ thường đóng vai trò trung gian thanh toán, giúp bạn chuyển tiền Việt sang Nhân dân tệ rồi thanh toán trực tiếp cho người bán.
Có nhiều cách để chuyển khoản cho đơn vị mua hộ, từ chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử cho đến tiền mặt tại các điểm thu hộ. Nếu bạn cần tìm hiểu kỹ hơn về cách thức và những lưu ý khi thực hiện, chúng tôi có một bài viết riêng về cách chuyển tiền mặt sang Trung Quốc mà bạn nên đọc qua trước khi giao dịch lần đầu với một đơn vị mới.
Một lưu ý nhỏ nhưng quan trọng: luôn giữ lại biên lai hoặc lịch sử giao dịch mỗi lần chuyển tiền. Chúng tôi từng chứng kiến trường hợp khách hàng chuyển tiền qua một cá nhân trung gian không có hợp đồng hay hoá đơn rõ ràng. Đến khi phát sinh tranh chấp về số tiền đã thanh toán thì không có gì để đối chiếu. Với những đơn hàng giá trị lớn, nên ưu tiên làm việc với công ty có pháp nhân rõ ràng thay vì cá nhân nhận chuyển tiền tự do trên mạng xã hội.
Vai trò của website trong dịch vụ mua hộ hàng Trung Quốc
Là đơn vị chuyên tư vấn thiết kế website và giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy nhiều công ty mua hộ hàng Trung Quốc hiện nay đã đầu tư hẳn một website riêng. Khách hàng có thể tự tra cứu sản phẩm, tính giá và theo dõi đơn hàng thay vì phải nhắn tin qua lại thủ công. Đây là một bước chuyển đổi hợp lý, nhất là khi lượng đơn hàng mỗi ngày càng nhiều thì việc xử lý bằng tin nhắn cá nhân dễ gây nhầm lẫn và mất thời gian cho cả hai bên.
Một website đặt hàng Trung Quốc tốt thường cần có chức năng dán link sản phẩm từ Taobao, 1688 để hệ thống tự động lấy thông tin, tính phí vận chuyển theo cân nặng hoặc khối lượng, và tích hợp cổng thanh toán để khách đặt cọc trực tuyến. Chúng tôi từng đồng hành cùng vài khách hàng xây dựng hệ thống dạng này, và nhận ra phần khó nhất không nằm ở giao diện mà nằm ở việc tính đúng chi phí quy đổi tiền tệ và phí vận chuyển theo thời gian thực. Nếu bạn đang có ý định xây dựng website riêng cho dịch vụ mua hộ của mình, có thể tham khảo thêm bài thiết kế chức năng đặt hàng Trung Quốc cho website mà đội ngũ đã tổng hợp từ kinh nghiệm triển khai thực tế.
Ngoài chức năng đặt hàng, một website chuyên nghiệp còn giúp doanh nghiệp mua hộ xây dựng uy tín tốt hơn so với việc chỉ hoạt động qua fanpage hay group mạng xã hội. Khách hàng có xu hướng tin tưởng hơn khi thấy đơn vị có website riêng, có thông tin công ty rõ ràng, có chính sách vận chuyển và khiếu nại minh bạch ngay trên trang.
Cách chọn đơn vị mua hộ uy tín và tránh rủi ro
Thị trường dịch vụ mua hộ hàng Trung Quốc hiện có rất nhiều đơn vị, từ công ty lớn có văn phòng, kho bãi rõ ràng cho đến các cá nhân nhận đặt hàng qua mạng xã hội. Sự đa dạng này vừa là cơ hội vừa là rủi ro cho người mua, nhất là những ai lần đầu sử dụng dịch vụ.
Trước khi chọn một đơn vị để hợp tác lâu dài, chúng tôi thường khuyên khách hàng kiểm tra vài điểm cơ bản. Đầu tiên là xem đơn vị đó có địa chỉ kho bãi hoặc văn phòng cụ thể tại Việt Nam hay không, vì đây là yếu tố giúp bạn có nơi để khiếu nại nếu có vấn đề phát sinh. Thứ hai là hỏi rõ về chính sách bồi thường khi hàng bị thất lạc hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển, vì không phải đơn vị nào cũng minh bạch về điều này ngay từ đầu. Thứ ba, nên thử đặt một đơn hàng giá trị nhỏ trước để đánh giá tốc độ xử lý và thái độ chăm sóc khách hàng, trước khi giao những đơn hàng lớn hơn.
Bên cạnh đó, việc tham khảo đánh giá từ những người đã từng sử dụng dịch vụ cũng rất hữu ích. Một đơn vị mua hộ uy tín thường sẽ minh bạch về quy trình, phản hồi nhanh và không ngại cung cấp thông tin xác thực khi được hỏi. Nếu đơn vị nào né tránh trả lời những câu hỏi cơ bản về kho bãi, chính sách đền bù hay thời gian vận chuyển dự kiến, đó thường là dấu hiệu bạn nên cân nhắc lại trước khi đặt cọc.
Lời kết
Dịch vụ mua hộ, đặt hàng và vận chuyển hàng Trung Quốc mang lại rất nhiều tiện lợi cho người kinh doanh online, nhưng nó chỉ thực sự hiệu quả khi bạn chọn đúng đối tác đồng hành. Từ kinh nghiệm tư vấn công nghệ cho nhiều khách hàng trong ngành thương mại điện tử, chúng tôi nhận ra rằng những đơn vị mua hộ phát triển bền vững thường là những đơn vị đầu tư nghiêm túc vào quy trình vận hành, minh bạch trong thanh toán và có nền tảng công nghệ hỗ trợ tốt cho khách hàng theo dõi đơn hàng.
Nếu bạn đang tìm hiểu để bắt đầu sử dụng dịch vụ, hoặc thậm chí đang cân nhắc xây dựng riêng một hệ thống mua hộ hàng Trung Quốc cho việc kinh doanh của mình, đội ngũ luôn sẵn sàng chia sẻ thêm kinh nghiệm thực tế mà chúng tôi đã tích luỹ được qua nhiều dự án. Đôi khi chỉ cần chọn đúng đối tác ngay từ đầu, hành trình nhập hàng Trung Quốc của bạn sẽ suôn sẻ hơn rất nhiều so với việc tự mày mò một mình.
